ارزیابی عملکرد سازمان‌ها
در عصر کنونی تحولات شگرف دانش مدیریت وجود نظام ارزیابی را اجتناب‌ناپذیر نموده است؛ به گونه‌ای که فقدان نظام ارزیابی در ابعاد مختلف سازمان را، اعم از ارزیابی در استفاده از منابع و امکانات، کارکنان، اهداف و استراتژی‌ها؛ به عنوان یکی از علائم بیماری‌های سازمان قلمداد می‌نمایند.
مسئله ارزیابی عملکرد سالیان زیادی است که محققان و کاربران را به چالش واداشته است. سازمان‌های تجاری در گذشته تنها از شاخص‌های مالی به عنوان ابزار ارزیابی عملکرد استفاده می‌کردند، تا اینکه “کاپلن و نورتن” در اوایل دهه ۱۹۸۰ پس از بررسی و ارزیابی سیستم‌های حسابداری مدیریت، بسیاری از ناکارایی‌های این اطلاعات را برای ارزیابی عملکرد سازمان‌ها نمایان ساختند که این ناکارایی ناشی از افزایش پیچیدگی سازمان‌ها، پویایی محیط و رقابت بازار بود.
هر سازمان به منظور اگاهی از میزان مطلوبیت و مرغوبیت فعالیت‌های خود بالأخص در محیط‌های پیچیده و پویا نیاز مبرم به ارزیابی دارد. از سوی دیگر فقدان وجود نظارم ارزیابی و کنترل در یک سیستم به معنای عدم برقراری ارتباط با محیط درون و برون سازمان تلقی می‌گردد که پیامدهای آن کهولت و نهایتاً مرگ سازمان است. ممکن است بروز پدیده مرگ سازمانی به علت عدم وقوع یکباره آن، از سوی مدیران عالی سازمان‌ها احساس نشود. لکن مطالعات نشان می‌دهد فقدان نظام کسب بازخورد امکان انجام اصلاحات لازم برای رشد، توسعه و بهبود فعالیت‌های سازمان را غیرممکن می‌نماید، سرانجام این پدیده مرگ سازمانی است. (عادلی، ۱۳۸۴، ص ۱۲۵)
با وجود این نگرش رشته حسابرسی بدنبال این تغییرات در اقتصاد سازمان و بین‌الملل خواستار منطبق سازی فرآیندهای ممیزی و نتایج حاصله از آن در تطابق با نیازهای گروه‌های ذینفعان بوده است و بر همین اساس در شیوه‌ها و مدل‌های حسابرسی خود از جمله حسابرسی مالی، مدیریت، رعایت، عملکرد و … و سیستم‌های گزارشگری در این رشته تغییراتی را بعمل آورده است تا بلکه با ایجاد تغییرات مذکور نگرش جامعه را نسبت به ارضاء سطح انتظارات و پاسخگویی به نیازهای آن‌ها صورت دهد بنابراین این چالش درخصوص الزام به تغیر و منطبق سازی سطح نیازهای استفاده‌کنندگان جهت ارزیابی عملکرد سازمان‌ها و جامعه در این رشته همواره وجود داشته است و شاید بر همین اساس است که این رشته علمی جزء گروه رشته‌های منابع انسانی گردیده است.
لذا امروزه غالب مدیران سیستم‌ها و ممیزی در سازمان‌ها معتقدند که علیرغم تغییرات سریع صورت پذیرفته در رشته حسابداری و حسابرسی جهت جامع نمودن سیستم‌های ارزیابی عملکرد در سازمان‌ها از جمله شناسایی و بکارگیری اطلاعات در حسابرسی عملکرد، مدیریت حسابرسی رعایت، حسابرسی جامع و … روش و شیوه نوین استفاده از سیستم‌های ارزیابی عملکرد (Performance Measurement System) که تنها بر شاخص‌های مالی متکی هستند می‌تواند موجب بروز مشکلاتی برای سازمان شود که برخی از این مشکلات به شرح زیر است:
– از آنجا که شاخص‌های مالی با استراتژی‌های سازمان ارتباط پیدا نمی‌کنند ممکن است با اهداف استراتژیک سازمان تضاد داشته باشند و موجب پدید آمدن مشکلاتی در تدوین استراتژی شوند. به عنوان مثال افراط در استفاده از “نرخ برگشت سرمایه” می‌تواند تنها به بهبودهای کوتاه‌مدت منجر شود.
– معیارهای سنتی نظیر کارایی هزینه و مطلوبیت، ممکن است باعث فشار آمدن به مدیران در جهت توجه به نتایج کوتاه‌مدت شده و در نتیجه هیچگونه حرکتی به سمت بهبود صورت نگیرد.
– شاخص‌های مالی قادر به تشخیص هزینه‌های کیفی به شکل دقیق و مناسب نیستند و تنها تولید بیشتر را تشویق می‌کنند. (Ghalayini, Noblea& Crowe, 1997, pp.25)
نواقص و کمبودهای سیستم‌های سنتی ارزیابی عملکرد به انقلابی در مدیریت عملکرد منجر شد به طوری که محققان و کاربران به سمت خلق سیستم‌های نوین ارزیابی عملکرد حرکت کردند که اهداف و محیط فعلی را مورد توجه قرار دهند و بدین‌ترتیب فرآیندهای ارزیابی متعددی برای استفاده سازمان‌های مختلف ایجاد گردید و این مدل‌ها همواره رو به تغییر و توسعه بوده است از طرفی دیگر چالش مهم در این خصوص توجه به امکان پاسخگویی به این سطح از نیازها توسط مدل‌های نوین تدوین شده از جمله حسابرسی عملکرد و یا حسابرسی جامع میباشد بطوریکه این سؤال مطرح خواهد شد که آیا در شرایط فعلی که موضوع استفاده از مدل‌های کارا و اثربخش در اتخاذ سیستم‌ها در هرکدام از این مدل‌های ارزیابی و ممیزی مطرح میباشد آیا ضرورت دارد که سازمان‌ها اقدام به استفاده از مدل‌ها و روش‌های موازی و چندباره که هر کدام حداقل در بخش عمده‌ای از فرآیندها یکسان عمل می‌نمایند صورت پذیرد یا اینکه با انتخاب یک مدل نهایی بهترین شیوه و مدل جامع را اتخاذ نمود تا یکی از مهمترین مفاهیم ارزیابی عملکردها که همان اثربخشی میباشد را مورد توجه قرار داد. چرا که در هیچکدام از مدل‌های ارزیابی صرف یک رشته علمی و تخصیصی جاری نبوده و تیم ممیزی می‌بایست شامل ترکیبی از گروه‌ها و نیروهای تخصیصی از رشته‌های تحصیلی و علمی، صنایع، بازرگانی، حقوقی، سیستم و … می‌بایست وجود داشته باشند تا از طریق ارزیابی صحیح شاخص‌ها و روابط علت و معلولی آن امکان ارزیابی صحیح مطابق با مدل‌ها را مورد توجه قرار داده و بطوریکه در صورت اجرای یک حسابرسی عملکرد صحیح تیم متخصص نیازمند اجرای کامل این فرآیند متشکل از متخصص از رشته‌های مختلف علمی حسب وضعیت سازمان مربوطه میباشد که شاید این موضوع نیز در جامعه حرفه‌ای ما ………. مانده است.
ضرورت و اهمیت ارزیابی عملکرد:
بهبود مستمر عملکرد سازمان‌ها، نیروی عظیم هم‌افزایی (Synergy) ایجاد می‌کند که این نیروها می‌تواند پشتیبان برنامه رشد و توسعه و ایجاد فرصت‌های تعالی سازمانی شود. دولت‌ها و سازمان‌ها و مؤسسات جلو برنده‌ای را در این مورد اعمال می‌کنند. بدون بررسی و کسب آگاهی از میزان پیشرفت و دستیابی به اهداف و بدون شناسایی چالش‌های پیش روی سازمان و کسب بازخورد و اطلاع از میزان اجرای سیاست‌های تدوین شده و شناسایی مواردی که به بهبود جدی نیاز دارند، بهبود مستمر عملکرد میسر نخواهد شد. تمامی موارد مذکور بدون اندازه‌گیری و ارزیابی امکان‌پذیر نیست.
لرد کلوین فیزیک‌دان انگلیسی در مورد ضرورت اندازه‌گیری می‌گوید: “هرگاه توانستیم آنچه درباره آن صحبت می‌کنیم اندازه گرفته و در قالب اعداد و ارقام بیان نماییم می‌توانیم ادعا کنیم درباره موضوع مورد بحث چیزهایی می‌دانیم، در غیر این صورت آگاهی و دانش ما ناقص بوده و هرگز به مرحله بلوغ نخواهد رسید”.
علم مدیریت نیز مبین مطالب مذکور است. هرچه را که نتوانیم اندازه‌گیری کنیم نمی‌توانیم کنترل کنیم و هرچه را که نتوانیم کنترل کنیم مدیریت آن امکان‌پذیر نخواهد بود. موضوع اصلی در تمام تجزیه و تحلیل‌های سازمانی، عملکرد است و بهبود آن مستلزم اندازه‌گیری است و از این رو سازمانی بدون سیستم ارزیابی عملکرد قابل تصور نمی‌‌باشد.
همچنین صاحب‌نظران و محققین معتقدند که ارزیابی عملکرد، موضوعی اصلی در تمامی تجزیه و تحلیل‌های سازمانی است و تصور سازمانی که شامل ارزیابی و اندازه‌گیری عملکرد نباشد، مشکل است. ارزیابی و اندازه‌گیری عملکرد موجب هوشمندی سیستم و برانگیختن افراد در جهت رفتار مطلوب می‌شود و بخش اصلی تدوین و اجرای سیاست سازمانی است.
ارزیابی و اندازه‌گیری عملکرد بازخورد لازم را در موارد زیر ارائه می‌کند:
- با پیگیری میزان پیشرفت در جهت اهداف تعیین شده مشخص می‌شود که آیا سیاست‌های تدوین شده به صورت موفقیت‌آمیزی به اجرا درآمده‌اند یا خیر.
- با اندازه‌گیری نتایج مورد انتظار سازمانی و همچنین ارزیابی و اندازه‌گیری و رضایت کارکنان و مشتری‌های مشخص می‌شود آیا سیاست‌ها به طور صحیح تدوین شده‌اند یا خیر.
- ارزیابی و اندازه‌گیری عملکرد امکان شناسایی زمینه‌هایی که مدیریت باید توجه بیشتری به آن‌ها بنماید را میسر می‌سازد و به شناسایی فرصت‌ها و محدودیت‌ها کمک می‌کند.
- ارزیابی عملکرد باعث ایجاد اطلاعات برای مدیران در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی خواهد بود. چرا که بخش زیادی از اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی از طریق اندازه‌گیری و ارزیابی سیستم عملکرد و ارزیابی سیستم عملکرد فراهم می‌آید.
هر تلاشی که بمنظور دستیابی به موفقیت صورت می‌گیرد باید دارای چارچوبی باشد و بهبود عملکرد سازمانی باید بر آگهی فرآیندی باشد که “چرخه عملکرد” نامیده می‌شود. هر برنامه عملکرد سازمانی باید از اندازه‌گیری عملکرد و بعد ارزیابی عملکرد شروع نماید.
تعریف ارزیابی عملکرد:
از واژه “ارزیابی عملکرد” تعاریف بسیاری ارائه شده است. بمنظور درک صحیح هر پدیده یا موضوع لازم است آن پدیده تعریف تا برداشت و فهم مشترکی حاصل شود. موضوع ارزیابی عملکرد نیز از این قاعده مستثنی نیست. لازم به ذکر است با توجه به تشابه نسبی، مفهوم ارزیابی در بعد کارکنان، سپس در بعد استفاده از منابع و امکانات و نهایتاً در قالب سازمانی تعریف گردد.
وردر و دیویس معتقدند: ارزیابی عملکرد فرآیندی است که عملکرد فرد یا گروه در رابطه با اجرای وظایف محله تعریف می‌کند. ارزیابی عملکرد در بعد نحوه استفاده از منابع و امکانات در قالب شاخص‌های کارایی بیان می‌شود. اگر در ساده‌ترین تعریف، نسبت داده به ستاده را کارایی بدانیم، نظام ارزیابی عملکرد در واقع میزان کارایی تصمیمات مدیریت درخصوص استفاده بهینه از منابع و امکانات را مورد سنجش قرار می‌دهد.
تعریف حسابرسی عملکرد:
حسابرسی عملکرد یعنی حسابرسی کاملاً اثربخش و صرفه اقتصادی و در ادبیات علمی حسابرسی عملکرد را به عنوان ارزیابی نظام‌مند و هدف‌مند فعالیت‌ها یا فرآیندهای یک برنامه یا یک فعالیت برای تعیین کارایی، اثربخشی و صرفه اقتصادی فعالیت‌ها تعریف کرده‌اند ایت تعریف در کنانر توصیه‌ها برای بهبود کاربران و قانون‌گذاران، فعالان اقتصادی و سایر تصمیم‌گیران میباشد. بدین مفهوم حسابرسی عملکرد ابراز مهمی برای ارزیابی عملکرد مدیریت‌ها و نظام پاسخگویی در سازمان‌ها و جامعه مطرح میباشد.
ارزیابی عملکرد در بعد سازمانی معمولاً مترادف با اثربخشی فعالیت‌ها است. منظور از اثربخشی میزان دستیابی به اهداف و برنامه‌ها با ویژگی کارآ بودن فعالیت‌ها و عملیات است.
به طور کلی ارزیابی عملکرد به فرآیند سنجش و اندازه‌گیری عملکرد دستگاه‌ها در دوره‌های مشخص به گونه‌ای که انتظارات و شاخص‌های مورد قضاوت برای دستگاه ارزیابی شونده شفاف و از قبل به آن ابلاغ شده باشد، اطلاق می‌گردد.
دیدگاه‌های سنتی و نوین در ارزیابی عملکرد:
مباحث ارزیابی عملکرد را می‌توان از زوایای متفاوتی مورد بررسی قرار داد. دو دیدگاه اساسی سنتی و نو در این باره وجود دارد. دیدگاه سنتی، قضاوت و یادآوری عملکرد و کنترل ارزیابی شونده را هدف قرار داده و سبکه دستوری دارد. این دیدگاه صرفاً معطوف به عملکرد دوره زمانی گذشته است و با مقتضیات گذشته نیز شکل گرفته است. دیدگاه نو، آموزش، رشد و توسعه ظرفیت‌های ارزیابی شونده، بهبود و بهسازی افراد و سازمان و عملکرد آن، ارائه خدمات مشاوره‌ای و مشارکت عمومی ذینفعان، ایجاد انگیزش و مسئولیت‌پذیری برای بهبود کیفیت و بهینه‌سازی فعالیت‌ها و عملیات را هدف قرار داده و مبنای آن را شناسایی نقاط ضعف و قوت و تعالی سازمانی تشکیل می‌دهد. خاستگاه این دیدگاه مقتضیات معاصر بوده و به ارزیابی سیستمی عملکرد با استفاده از تکنیک‌ها و روش‌های مدرن، توسعه پیدا می‌کند. حوزه تحت پوشش اندازه‌گیری عملکرد می‌تواند سطح کلان یک سازمان، یک واحد، یک فرآیند و کارکنان باشد.
سازمان، افراد و یا واحد سازمانی گرچه به ظاهر انجام‌دهنده کار هستند اما تنها جزئی از سیستم کل می‌باشند و باید شرایط اجزای دیگر آن نیز مد نظر قرار گیرد. توجه به معیارهای همه‌جانبه و استراتژی‌ها و آرمان‌های سازمان از لوازم یک سیستم مدیریت عملکرد جامع میباشد. چنین رویکردی در ارزیابی عملکرد، یک ارزیابی واقعی، عدالت‌محور، قابل اعتماد و اتکا و پیش‌برنده و پویا خواهد بود.
مقایسه رویکردهای حسابرسی عملکرد و مدل تعالی سازمانی:
الف) حسابرسی عملکرد:
|
رویکرد |
تمرکز |
|
عملیات سیستم |
ورودی، خروجی و نتایج و آثار عملیاتی |
|
سیستم‌های کنترل داخلی |
کفایت سیستم‌ها و روش‌های اجرا شده توسط مدیران برای ارتقای نظارت و ارزیابی |
ب) تعالی سازمانی:
مدل تعالی سازمانی ابزاری ویژه است که توسط سازمان‌ها بکار گرفته می‌شود تابحال بدنبال چارچوبی هدف‌مد در ارزیابی عملکرد سازمان‌ها در دو حوزه اصلی فرآیندها و نتایج حاصل از این فرآیندها دست یابند.
دستاوردهای حاصل از از ارزیابی در این مدل عبارتست از “نقاط قوت” سازمان و “زمینه‌های قابل بهبود آن” که برای دستیابی به بهبود فهرستی از برنامه‌های اولویت‌‌بندی شده را پیشنهاد می‌دهد.
بطوریکه در رویکرد این مدل توجه به ارزش‌های بنیادین هفت‌گانه‌ای که لازمه موفقیت و ایجاد بهبود مستمر سازمان‌ها میباشد توجه می‌گردد.
- نتیجه‌گرایی: رضایت کلیه ذینفعان
- مشتری‌مداری: خلق ارزش مطلوب برای مشتری
- رهبری و ثبات در مقاصد: رهبری دوراندیش و الهام‌بخش
- مدیریت مبتنی بر فرآیندها و واقعیت‌ها: تعادل مدیریت سازمان از طریق مجموعه‌ای از سیستم‌ها، فرآیندها و واقعیات به‌هم پیوسته حاصل می‌شود.
- توسعه و مشارکت کارکنان: حداکثرسازی مشارکت کارکنان از طریق توسعه و دخالت آن‌ها در امور
- یادگیری، نوآوری و بهبود مستمر: به چالش کشیدن وضع موجود و ایجاد تغییر بمنظور نوآوری و خلق فرصت‌های بهبود با استفاده از یادگیری
- توسعه همکاری‌های تجاری: تعالی حفظ توسعه و همکاری‌های است که برای سازمان ارزش افزوده ایجاد می‌کند
- مسئولیت‌های اجتماعی سازمان: تعالی فراتر از چارچوب حداقل الزامات قانون است که سازمان در آن فعالیت می‌کند و تلاش می‌نماید یک سازمان برای درک و پاسخگویی به انتظارات ذینفعان سازمان در جامعه است.
معیارها:
الف) حسابرسی عملیاتی:
اثربخشی:
کارآیی:
صرفه اقتصادی:
ب) معیارها در مدل تعالی سازمانی:
معیار توانمندساز:
رهبری:
- رهبران، مأموریت، آرمان، ارزش‌ها و اصول اخلاقی سازمان را ایجاد کرده و نقش الگو در فرهنگ تعالی را ایفا می‌کنند.
- رهبران شخصاً برای اطمینان یافتن از ایجاد، توسعه و استقرار سیستم‌های مدیریت و بهبود مستمر آن‌ها مشارکت دارند.
- خط مشی و استراتژی
- کارکنان و مشارکت‌ها
- منابع
- فرآیندها
معیار نتایج:
– نتایج مشتریان
– نتایج کارکنان
– نتایج جامعه
– نتایج کلیدی و عملکرد
اجتماعی، محلی و حتی منطقه‌ای خود را از طریق مشارکت و فعالیت‌های آزاد ذینفعان، برآورد می‌کنند. این سازمان‌ها، ضمن اینکه در مورد ریسک‌ها و مخاطرات، مدیریت صحیحی را اعمال می‌کنند، در تلاش برای اجرای پروژه‌هایی هستند که هم منافع سازمان و هم منافع جامعه را تأمین نماید و اطمینان کامل کلیه ذینفعان را نیز در نظر دارند. آن‌ها از تأثیرات حال و آینده سازمان بر جامعه آگاه بوده و مراقبت‌های لازم را برای حداقل نمودن اثرات زیان‌بار اعمال می‌کنند.
مدلی که جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی بر آن استوار است شده، دارای نه معیار است. پنج معیار آن، توانمندسازها و چهار معیار دیگر نتایج هستند. توانمندسازها: رهبری، خط‌مشی و استراتژی، کارکنان، مشارکت‌ها و منابع، فرآیندها…
ادامه در ارزیابی عملکرد سازمان‌ها و مدل‌های ارزیابی – قسمت دوم
- » بودجه مقدماتی و انواع آن
- » جدیدترین استاندارد های حسابداری 1390
- » جزوه انبارداری و مدیریت خرید
- » روش دائمی با ادواری چه تفاوتی با هم دارند
- » حسابداری موجودی مواد و کالا
- » مالیات و نرخ سود سپرده های بانکی
- » اصول و ضوابط حسابداری و حسابرسی استانداردهای حسابداری
